Dit is hoe ik mijn werk plan en organiseer

Plannen en organiseren: ik ben er gek op. Tijdens mijn studie schreef ik hele agenda’s vol. Het brengt me rust en geeft structuur. Dat klinkt best wel tegenstrijdig als je erover nadenkt dat vrijheid één van mijn belangrijkste waarden is. Hoe die combinatie werkt? Dat is een verhaal voor een andere keer. Want vandaag deel ik met je hoe ik als ondernemer mijn werk plan en organiseer. Een manier van plannen die voortkomt uit inzichten die ik opdeed uit onder andere de cursus Productiviteit on fleek van Charlotte van ’t Wout en de boeken Focus aan/uit (Mark Tigchelaar), Grip (Rick Pastoor) en Een werkweek van 4 uur (Tim Ferriss).

Werk plannen en organiseren in blokken

Voor het plannen van mijn werk gebruik ik Google Calendar. Ik heb een separate agenda voor werk en privé. Zodra ik in mijn werkagenda zit, kan ik mijn privé agenda in- of uitschakelen en vice versa. In mijn werk agenda block ik tijdframes. Ieder tijdframe is gericht op één ‘doel’ en duurt – op afspraken na – minimaal één uur. Sinds kort pak ik mijn agenda er eens in de zoveel tijd bij om vooruit te plannen. Dan block ik tijdframes voor ‘doelen’ waarvan ik weet dat ze de komende +/- 3 maanden gaan komen: tijd voor opdrachtgevers, werkzaamheden voor mijn affiliate websites, blog en bijvoorbeeld de nieuwsbrief van Reposed.

Deze manier van werken vind ik heerlijk. Het geeft me inzicht in de ruimte die ik overhoud voor eventuele nieuwe opdrachten. Als mensen een afspraak willen inplannen, kan ik ook direct aangeven wanneer het wel of niet kan. Op die manier word ik minimaal gestoord tijdens mijn werk. Daarnaast kan ik goed inschatten hoe ik mijn energie die week het beste kan verdelen. Als ik een week meerdere afspraken heb of veel geconcentreerd moet werken, kan ik daar rekening mee houden. Dan plan ik wat meer tijd voor mezelf in.

Tijd voor jezelf vrijmaken

Over tijd voor jezelf gesproken.. Als ondernemer kun je 24/7 blijven doorgaan. Het is daarom best wel raar dat we afspraken met anderen inplannen, maar niet met onszelf. Daarom block ik niet alleen tijd voor anderen, maar ook voor mezelf. Als in: leeg. En leeg blijft leeg, tenzij ik er bewust voor kies om wat in te plannen. Op de woensdag plan ik bijvoorbeeld strikt geen werk in. Als ik die dag toch zin heb om wat te doen, kan dat altijd nog. Op de dagen dat ik thuiswerk, hou ik mijn agenda tussen de middag 1 tot 1,5 uur leeg om te kunnen lunchen en eventueel wandelen. Ben ik on fire? Dan begin ik wat eerder of ga ik wat langer door. Het werkt niet om productiviteit te ‘pushen’. Als er niks uit mijn handen komt, stop ik even en hervat ik de werkzaamheden op een ander moment. Dit werkt voor mij. Wie weet ook voor jou!

Overzicht creëren met kleur

Terug naar de blokken. De blokken in mijn agenda maken de planning al wel iets overzichtelijker, maar het was nog niet overzichtelijk genoeg. En dat terwijl ik overzicht fijn vind. Het geeft me rust en het gevoel dat ik ‘in control’ ben. Daarom krijgen werkzaamheden per doel hun eigen kleur. Ik maak gebruik van 8 kleuren:

• Werk voor vaste opdrachtgevers (geel)
• Werk voor opdrachtgevers op projectbasis (lila)
• Online meetings (paars)
• Live meetings en reistijd (grijs)
• Werken aan mijn affiliate websites (donkerblauw)
• Werken aan mijn blog (donkergroen)
• Werken aan Reposed (flamingo)
• Reminders en deadlines (rood)

Nu ik het zo zie, zijn het wel veel kleuren. Ik denk dat hier nog wel wat aan te simplificeren valt. Bijvoorbeeld door meetings dezelfde kleur te geven, ongeacht of ze live of online zijn.

Taken plannen

Oké, dus dan heb ik blokken ingepland. Dat zijn nog geen specifieke taken. Taken zijn weer een niveautje lager. Voor sommige blokken is dat makkelijk in te vullen. Denk aan werkzaamheden waar al een planning voor is; een contentkalender voor blogs, bijvoorbeeld. Ik check dan op het moment van beginnen over welk onderwerp ik ga schrijven en ga aan de slag. Als de taken voortkomen uit maandelijkse monitoring, een analyse of meeting, wordt het uitdagender om structuur te creëren. Op dit moment zet ik ideeën en acties in Google Keep, om zo ruimte in mijn brein te maken. Vervolgens zet ik die taken in de beschrijving van het agenda item, maar ik voel dat dat nog niet helemaal lekker werkt. Ook merk ik dat ik niet genoeg tijd neem om over taken na te denken en te prioriteren. Tips, anyone?

Dit is in een notendop hoe ik op dit moment mijn werk plan. Er is zeker nog ruimte voor verbetering. Vooral in het plannen en prioriteren van taken zie ik die ruimte. Maar deze manier geeft me al veel meer rust dan alleen fysieke/online afspraken inplannen; iets wat ik eerder deed. Ik hoop dat ik je heb geïnspireerd of in ieder geval heb vermaakt. Happy planning!

In dit artikel raad ik een aantal boeken aan. Als je het boek via mijn link koopt, ontvang ik een kleine commissie. Uiteraard betaal jij daar niks extra voor.